檔案描述編碼格式 (EAD Encoded Archival Description)

EAD（Encoded Archival Description），為一種檔案描述格式，是後設資料（metadata）的一種，專門設計用以描述檔案及手稿記錄，中文譯名有「檔案描述編碼格式」、「檔案編碼描述」和「檔案描述標準」等數種。其發展始於1993年，加州大學柏克萊分校圖書館 (University of California, Berkeley Library) 首先開始發展此項標準，展開柏克萊檢索工具計劃（Berkeley Finding Aid Project， BFAD，中文簡稱柏克萊計劃），並歷經許多檔案典藏單位共同參與研發而成。目前由美國國會圖書館（LC）所屬的「網路發展與MARC標準處」（Network Development and MARC Standards office）與美國檔案人員學會（Society of American Archivists，簡稱SAA）共同維護。

薛理桂教授歸納EAD發展主要的四項因素：

(1)         解決檔案數量太多、處理速度問題，可藉由 EAD 在檔案產生時即予以描述；

(2)         解決檔案內涵與結構性資訊描述的問題；

(3)         在 WWW 的環境，傳統的檔案描述工具(例如：MARC)已不完全適用，為於檔案資訊的描述與超連結(hyper-link)，務需發展新的檔案描述工具；

(4)         網際網路(Internet)的興起，可協助使用者能夠查檢到世界各地檔案館的館藏資源。

而在柏克萊計畫中，則希望達到五項目標，包括：

(1)         可提供檔案查檢工具中的詳盡與相關的描述資訊；

(2)         可保存檔案描述現有各個層次的關係；

(3)         可表達從某一個層次轉到另一個層次的描述資訊；

(4)         可將某一層次中的資訊結構予以移轉；

(5)         可支援特殊項目(element-specific) 的索引與檢索。

今日，EAD跟MARC和DC一樣，已成為一種國際性的標準。採用 SGML（Standard Generalized Markup Language，標準通用標示語言）為基礎，用於檔案檢索工具(finding aids) 之編碼，其目的在提供檔案、手稿資料一個標準的機讀描述格式，並促進網路上手稿、檔案資料的取得。為了定義與描述檔案的邏輯結構與檔案各項目之間的關係，基於SGML外需另外制訂一套規則，做為標示語言（markup language），即文件類型定義（Document Type Definition，簡稱 DTD），檔案界即可依據此準則，用以標示檔案，並分享各館的檔案資源。

EAD的文件由四種技術文件所構成，即：

(1)         DTD：構成 EAD 的主要部分；DTD 主要有三項功能，第一項功能是定義所有「項目」(elements) 或資料欄位(tag)，用於標示某一類型的文件。項目以文數字縮寫表示（項目又稱為欄位），欄位以括號< >表示，用以指示電腦某一項目的起迄；第二項功能是決定那些項目需進一步使用 SGML 的「屬性」(attributes)；第三項功能是指出項目將使用在何處與依照什麼順序。

(2)         EAD Tag library：依字母順序排列的目錄，將EAD各個欄位名稱(Tag names)，即資料項目的名稱，依字母順序排列；

(3)         使用指南（application guidelines）：清楚的建議最基本與重要的 EAD 欄位；

(4)         實施概要(compendium of practice) ：將包括代表各種不同館藏的檔案館，將可提供有關 EAD 項目的問題與建立合適的標示層次的指南。

EAD是一個階層式的結構，用以詳實呈現檔案和圖書館的目錄系統，協助典藏在圖書館與檔案館的手稿與檔案資源。EAD DTD由3大結構，146項基本元素構成，此三大結構為：EAD標目<eadheader>、前面事項<frontmatter>和檔案描述<archdesc>。EAD標目是記錄查檢工具本身的書目性與描述性資料；前面事項是說明<檔案描述（archdesc）>之前的前言文字，主要敘述查檢工具的產生、出版與使用，而非描述資料的資訊（如：封面、前言、獻辭，及查檢工具的使用說明等）；檔案描述則記錄整個的EAD檔案的封包元素，包括描述檔案資料的內容、背景和範圍，以及有助資料使用的管理與補充資訊。關於詳細的EAD結構內容，可參考數位典藏技術彙編2007年版9-2-2 檔案類後設資料導論與實務二：EAD元素與屬性介紹（http://www2.ndap.org.tw/eBook08/showContent.php?PK=150）。(張如瑩)

EAD發展歷史重點
1993~1995	發展EAD前身—Berkeley Finding Aid Project（BFAP）
1995 / 7	更名為Encoded Archival Description（EAD）
1996 / 2-9	陸續完成alpha、beta 版的EAD DTD
1998 / 8	出版1.0 版本的EAD DTD、Tag Library
2001 / 2	出版EAD 應用指引（Application Guidelines for Version 1.0）
2003	出版EAD 2002 版（EAD DTD、Tag Library）
主要發展單位：柏克萊大學（1993）、美國檔案工作者學會（Society of American Archivists）（1995）、美國國會圖書館（Library of Congress）

    表格來源：數位典藏技術彙編2007年版檔案描述後設資料標準介紹

參考資料：

陳曉雲（2001）。檔案描述編碼格式（EAD）的介紹。國立臺灣師範大學圖書館通訊，48，頁16-19。

薛理桂（1999）。檔案描述編碼格式(EAD)之發展與實施。圖書與資訊學刊，28，頁49-62。

數位典藏技術彙編2007年版：「9-2-1 檔案類後設資料導論與實務一：Metadata 與 EAD」，http://www2.ndap.org.tw/eBook08/showContent.php?PK=149，檢索日期：2009年3月31日。

數位典藏技術彙編2007年版：「9-2-2 檔案類後設資料導論與實務二：EAD 元素與屬性介紹」，http://www2.ndap.org.tw/eBook08/showContent.php?PK=150，檢索日期：2009年3月31日。