委外(Outsourcing)

委外（Outsourcing）一詞的定義相當廣泛，它是內製（In-house）的相反詞，主要係指企業將特定功能與服務的執行工作和管理責任委由第三者來承擔，使得原本應由企業員工承擔的工作和責任轉由承包夥伴來承擔。

對圖書館而言，經由代理商、商業廠商、書目中心或個人工作單位的合約關係，來執行編目鍵檔作業，即稱為編目委外。編目委外可以讓圖書館的技術服務部門運作得更有彈性，讓館員投注更多心力於專業領域上，因為將技術服務的內部作業委由廠商代為執行後，館員不用再進行傳統的分類與編目工作。雖然館員不需再花大量的時間於逐本分編及逐筆書目之鍵檔工作上，但對於如何掌控委外的編目品質、如何因應作業方式的改變，都將成為編目委外的挑戰，故本文以編目委外角度來探討圖書館作業管理方式，期對技術服務有所幫助。

 編目委外方式依圖書館的需求與廠商的能力而定，只要符合圖書館的目標，都算最佳的選擇。若以書目檔建立方式而言，其編目委外方式可以是：（一）書籍與書目檔同時訂購；（二）僅訂書目檔；（三）圖書館將簡略編目格式交給廠商，委託完成編目；（四）讓委外廠商進駐圖書館進行編目工作。其中書籍與書目檔同時訂購方式，是向書商或代理商採購圖書時，同時訂購書目資料檔，此方式屬於採編同步作業。若沒有於圖書採購時即將書目資料檔購進，可透過單獨訂書目資料檔的方式將編目委外，例如回溯鍵檔即可採行這個方式。自動化之後，許多圖書館於採購作業時即建立了簡略編目資料，將簡略編目資料交由廠商委託完成編目，也是委外方式之一。而讓廠商進駐圖書館則是將編目委外的方式帶入另一個新的境界，進駐的方式有溝通迅速、錯誤可隨時修正、急件立即處理、易於掌握進度等優點，但國內目並不盛行此作業方式，而書籍與書目檔同時訂購為國內圖書館較常採行的編目委外方式。

書籍與書目檔同時訂購的採購作法，可以採行規格標的途徑，將編目委外的規格以標案的方式讓有能力符合規格的廠家，透過投標作業由圖書館做規格審查且列出審查內容與結果，來選定編目委外承包商。但此作業方式對館員而言，必須有能力將編目委外的規格鉅細靡遺地羅列清楚，包括機讀格式欄位的應用與所採行的編目政策與規則。尤其是自用格式（Internal Format）部分，需要圖書館因本身的作業需求，針對標準的機讀編目格式，對欄號、指標及分欄等欄位訂好修改內容，廠商才能在機讀編目格式的大標準下，再量身訂做適合各館書目要求的書目檔。機讀格式雖然是標準的格式，但因各圖書館自動化系統需求與設定不同，欄位會有不同的使用情形，例如為配合資料庫的索引規格，被索引的欄位成為必備的欄位，廠商若沒有鍵到該欄位，將會影響到公用目錄查詢的結果，整個編目委外即失去了功效。也正因為欄位的應用與系統運作息息相關，編目委外時，圖書館應確實將系統的需求告知廠商以利作業。

將含有自用格式的書目規格透過規格標的方式，評選合格廠商當編目委外承包商的目的，在於防止廠商與圖書館對規格要求，有認知上的差距而造成日後合作困難。從有能力符合書目規格的廠商中，圖書館可再以議價或比價的方式，選出符合預算額度的廠商為編目委外承包商。

規格標的作業過程需有評量的標準與項目，且要加上公開報告結果，需經過相當嚴謹的過程。若是僅依採購金額進行招標，自認符合能達到圖書館自動化書目資料庫的轉檔規格者，皆有機會成為與圖書館合作的對象，是較易執行的作業方式。圖書館可在上網公告之際，即將書目規格納入招標條件，願意依圖書館要求的廠商可參加投標。但在廠商得標後，圖書館應透過前測方式，檢測廠商書目鍵檔的能力，甚至從旁輔導以控制書目品質要求，以免交貨時，才發現廠商與圖書館對書目鍵檔格式之認知有差距。

目前國內一些較有規模的機構或政府單位都有一套行之有年的固定採購程序，圖書館要透過圖書採購作業將編目委外，需要不同於以往採購程序的新做法。為得到好品質的編目委外服務，圖書館除需要於編目規格中，做更多的準備工作外，尚需配合整體組織文化的作法，為帶檔採購作業方式發展出適宜的路。

參考資料：

林靜莉(2002)。淺談編目委外作業管理。臺北市立圖書館館訊，19(4)。